Życie pisze nieprzewidywalne scenariusze. Nagła choroba w rodzinie, wypadek bliskiej osoby czy inne pilne zdarzenie losowe potrafią z dnia na dzień wywrócić nasz plan do góry nogami, wymagając natychmiastowej reakcji. W takich chwilach możliwość elastycznego zareagowania bez obawy o konsekwencje zawodowe jest nieoceniona. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, 26 kwietnia 2023 roku, w ramach implementacji unijnej dyrektywy „work-life balance”, polski Kodeks pracy został wzbogacony o nowy artykuł: Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej.
Ten artykuł to szczegółowy przewodnik, który wyjaśni Ci, czym jest to uprawnienie, komu przysługuje i jak z niego mądrze korzystać.
Czym jest siła wyższa w kontekście prawa pracy? Co mówi Kodeks pracy?
Choć Kodeks pracy wprowadził to pojęcie do swojego katalogu, nie zawiera jego legalnej definicji. Posługujemy się tutaj rozumieniem wypracowanym przez lata w orzecznictwie i doktrynie prawa.
Siła wyższa – czym jest?
Siła wyższa to zdarzenie, które jest:
- Zewnętrzne – Jego przyczyna leży poza pracownikiem i jego sferą działania.
- Niemożliwe do przewidzenia – W normalnych warunkach nie dało się go spodziewać.
- Niemożliwe do zapobieżenia – Pracownik nie mógł mu przeciwdziałać, nawet przy zachowaniu najwyższej staranności.
W kontekście nowego zwolnienia (art. 148¹ Kodeksu pracy), ustawodawca precyzuje, że musi ono dotyczyć pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, w których niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
Przykłady sytuacji uzasadniających wniosek:
- Nagłe zachorowanie dziecka lub współmałżonka, wymagające wizyty w szpitalu.
- Wypadek komunikacyjny członka rodziny, z którym trzeba pojechać na pogotowie.
- Pęknięta rura w mieszkaniu rodziców wymagających opieki, co grozi zalaniem i wymaga natychmiastowej interwencji.
- Inne nagłe zdarzenie losowe dotyczące najbliższej rodziny, które obiektywnie wymaga Twojej obecności „na już”.
Co istotne, urlop z powodu działania siły wyższej nie może być wykorzystany na planowaną wizytę u lekarza czy zapowiedziany zabieg – w takich sytuacjach należy korzystać z urlopu wypoczynkowego. Chodzi o nagłość i pilność.
Urlop z powodu siły wyższej: Komu i w jakim wymiarze przysługuje?
Uprawnienie do skorzystania ze zwolnienia z powodu siły wyższej ma każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, bez względu na staż pracy, rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony, na okres próbny) czy wymiar etatu. Osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, o dzieło) lub prowadzące własną działalność gospodarczą (B2B) nie są objęte tym uprawnieniem.
Ile dni urlopu z powodu siły wyższej przysługuje pracownikowi?
W ciągu roku kalendarzowego każdemu uprawnionemu pracownikowi przysługuje zwolnienie w wymiarze:
- 2 dni
- lub 16 godzin.
Czy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok?
To uprawnienie nie jest zależne od wymiaru posiadanego urlopu wypoczynkowego i nie pomniejsza go. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym dni lub godziny przepadają – nie przechodzą na kolejny rok.
Wymiar zwolnienia: Dni czy godziny? To Ty decydujesz
Pracownik ma prawo wybrać, czy w danym roku kalendarzowym będzie korzystał ze zwolnienia w wariancie dniowym czy godzinowym. Decyzja ta jest wiążąca na cały rok i zapada wraz ze złożeniem pierwszego wniosku.
Przykład 1:
Jeśli pracownik złoży wniosek o 1 dzień zwolnienia, w danym roku pozostanie mu do wykorzystania jeszcze 1 dzień. Nie będzie mógł zamienić go na godziny.
Przykład 2:
Jeśli pracownik złoży wniosek o 4 godziny zwolnienia, w danym roku pozostanie mu do wykorzystania jeszcze 12 godzin. Będzie mógł je wykorzystać w dowolnych częściach (np. trzy razy po 4 godziny lub jednorazowo 8 i 4 godziny).
Rozwiązanie godzinowe jest szczególnie korzystne, gdy pilna sprawa rodzinna nie wymaga nieobecności przez cały dzień pracy.
Urlop od siły wyższej dla pracowników w niepełnym etacie
Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy również mają prawo do tego zwolnienia, jednak jego wymiar jest obliczany proporcjonalnie do ich etatu.
Przykład:
Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu ma prawo do 8 godzin zwolnienia w roku (16 godzin x 1/2). Pracownik na 1/4 etatu – do 4 godzin. W przypadku, gdy z obliczeń wychodzi niepełna godzina, zaokrągla się ją w górę do pełnej godziny.
Czy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej?
Za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości 50% pensji obliczanej jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Jest to zatem zwolnienie częściowo odpłatne. To odróżnia je od w pełni płatnego urlopu na żądanie.
Jak złożyć wniosek o urlop z powodu działania siły wyższej?
Procedura jest maksymalnie uproszczona, aby odpowiadać charakterowi nagłych zdarzeń.
Termin:
Wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Można to zrobić rano, dzwoniąc do przełożonego, ale także w trakcie dnia pracy, jeśli nagła potrzeba pojawiła się np. w porze lunchu.
Forma:
Przepisy nie narzucają konkretnej formy. Wniosek można złożyć ustnie (np. telefonicznie), mailowo, przez komunikator firmowy czy w formie papierowej. Dla celów dowodowych zaleca się jednak formę, która pozostawia ślad (np. e-mail, SMS).
Treść:
We wniosku należy wskazać swoje dane, dane pracodawcy oraz termin, w którym chcemy skorzystać ze zwolnienia (konkretny dzień/dni lub liczbę godzin). Przepisy nie wymagają szczegółowego uzasadniania i opisywania sytuacji rodzinnej. Wystarczy powołanie się na podstawę prawną – art. 148¹ Kodeksu pracy.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?
Zgodnie z przepisami, pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia na wniosek pracownika, jeśli został on złożony w wymaganym terminie (najpóźniej w dniu zdarzenia). Odmowa jest w zasadzie niemożliwa, jeśli spełnione są formalne warunki. Pracodawca nie ma również prawa domagać się od pracownika przedstawienia zaświadczeń czy dokumentów potwierdzających zaistnienie siły wyższej. Musi polegać na oświadczeniu pracownika.
Urlop siła wyższa a urlop na żądanie i inne rodzaje zwolnień – różnice
Warto odróżnić nowe uprawnienie od innych, już istniejących w Kodeksie pracy.
Urlop na żądanie
- Jest częścią urlopu wypoczynkowego (pomniejsza jego pulę).
- Jest płatny w 100%.
- Nie wymaga podania przyczyny.
Zwolnienie z powodu siły wyższej
- Jest dodatkowym, niezależnym uprawnieniem.
- Jest płatne w 50%.
- Wymaga zaistnienia specyficznych okoliczności (pilna sprawa rodzinna, choroba, wypadek).
Urlop opiekuńczy (5 dni)
- Jest bezpłatny.
- Przysługuje w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
- Wymaga złożenia wniosku z 7-dniowym wyprzedzeniem.
Urlop z tytułu siły wyższej – podsumowanie
Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej to istotne uprawnienie, które realnie wspiera pracowników w godzeniu życia zawodowego z nieprzewidzianymi obowiązkami rodzinnymi. Daje poczucie bezpieczeństwa i pozwala na natychmiastową reakcję w kryzysowej sytuacji, bez konieczności sięgania po urlop wypoczynkowy. Znajomość swoich praw w tym zakresie pozwala na świadome i odpowiedzialne korzystanie z narzędzi, jakie daje nam współczesne prawo pracy.