Ewidencja czasu pracy – co powinna zawierać, jak ją prowadzić w 2025 roku?
Ewidencja czasu pracy to dokument, który pozostaje jednym z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy. Służy do prawidłowego rozliczania czasu pracy pracownika do celów wynagrodzenia, ustalania prawa do urlopu oraz kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest ewidencja czasu pracy, co powinna zawierać, jak ją prowadzić (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), a także co grozi za jej brak.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to dokument prowadzony indywidualnie dla każdego pracownika, niezależnie od wymiaru etatu czy systemu czasu pracy. Nie należy jej mylić z listą obecności – choć mogą być prowadzone równolegle, ewidencja czasu pracy a lista obecności pełnią inne funkcje.
Lista obecności dokumentuje fizyczne pojawienie się w miejscu pracy, natomiast ewidencja czasu pracy pracownika zawiera dane niezbędne do prawidłowego rozliczania czasu pracy w przypadku różnych form zatrudnienia oraz systemów czasu pracy, w tym przerywanego lub zadaniowego.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy – podstawa prawna
Zgodnie z Kodeksem pracy oraz Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy należy do obowiązków każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników na podstawie stosunku pracy. Obowiązek ten wynika z konieczności:
- wyliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy,
- dokumentowania pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej czy w dni wolne od pracy,
- ewidencjonowania nieobecności w pracy, takich jak urlopy, choroby, zwolnienia od pracy czy nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Ewidencja czasu pracy w nietypowych systemach
Prowadzenie ewidencji czasu pracy może różnić się w zależności od przyjętego w firmie systemu czasu pracy. Choć w większości przypadków obowiązują standardowe godziny pracy, to przepisy Kodeksu pracy dopuszczają także bardziej elastyczne rozwiązania – które mają wpływ na sposób ewidencjonowania.
Zadaniowy czas pracy
W tym systemie nie określa się dokładnych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracownik ma za zadanie wykonać określony zakres obowiązków w przydzielonym czasie. Ewidencja czasu pracy w tym przypadku ogranicza się do rejestrowania dni pracy oraz ewentualnych nieobecności w pracy, bez konieczności zapisywania dokładnych godzin.
System równoważny
Pozwala na wydłużenie dobowego czasu pracy (nawet do 12 godzin), przy jednoczesnym zachowaniu średniotygodniowej normy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W ewidencji należy ująć zarówno rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak i dni wolne wynikające z wyrównania czasu pracy.
Przerywany czas pracy
W systemie przerywanym pracownik ma w ciągu dnia obowiązkową przerwę, trwającą do 5 godzin, która nie wlicza się do czasu pracy. Ewidencja musi wskazywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przed i po przerwie oraz łączny czas efektywnie przepracowany.
Ewidencja czasu pracy a praca zdalna
Wraz z popularyzacją elastycznych modeli zatrudnienia, ewidencja czasu pracy obejmuje również pracowników wykonujących obowiązki w trybie zdalnym lub hybrydowym. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, także w przypadku pracy poza biurem, pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy – z uwzględnieniem takich samych elementów, jak przy pracy stacjonarnej.
Najczęściej w takich sytuacjach stosuje się elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy, które umożliwiają pracownikowi samodzielne rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy z dowolnego miejsca. Ewidencja ta powinna również obejmować informacje o nieobecnościach w pracy, dyżurach zdalnych, a także czasie pracy wykonywanej podczas delegowania poza stałe miejsce pracy (np. w przypadku pracy mobilnej).
Warto pamiętać, że praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej, odpoczynku dobowym i tygodniowym ani z obowiązku dokumentowania godzin pracy do celów wynagrodzenia i rozliczeń urlopowych.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy powinna zawierać następujące informacje o czasie pracy pracownika:
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy lub rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
- liczbę przepracowanych godzin pracy,
- dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy,
- dni wolne od pracy z tytułu świąt,
- praca w godzinach nadliczbowych, w niedziele, święta i porze nocnej,
- udzielenie zwolnienia od pracy oraz rodzaj nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione),
- czas pracy w przypadku delegowania poza stałe miejsce pracy,
- informacje dotyczące pracowników młodocianych i ich ewentualnego zatrudnienia przy pracach wzbronionych młodocianym.
Jak wypełnić kartę ewidencji czasu pracy?
Aby wypełnić ewidencję czasu pracy, należy:
- Ustalić system czasu pracy obowiązujący pracownika.
- Każdego dnia zapisywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Uwzględnić informacje o dyżurach, delegacjach, urlopach i nieobecnościach.
- Przestrzegać przepisów o dobie pracowniczej oraz odpoczynku dobowym i tygodniowym.
Wzór ewidencji czasu pracy można znaleźć na stronach rządowych lub w systemach kadrowo-płacowych.
Wzór karty ewidencji czasu pracy – tabela
Poniżej przedstawiam przykładowy wzór karty ewidencji czasu pracy, który może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej:
| Data | Dzień tygodnia | Godzina rozpoczęcia pracy | Godzina zakończenia pracy | Liczba godzin | Rodzaj nieobecności (jeśli dotyczy) | Uwagi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.01.2025 | Środa | — | — | 0 | Święto (Nowy Rok) | Dzień wolny od pracy |
| 02.01.2025 | Czwartek | 08:00 | 16:00 | 8 | — | — |
| 03.01.2025 | Piątek | 08:00 | 16:00 | 8 | — | — |
| … | … | … | … | … | … | … |
Forma ewidencji czasu pracy – papierowa czy elektroniczna?
Ewidencję czasu pracy pracodawca może prowadzić:
- w formie papierowej – tradycyjna karta ewidencji czasu pracy wypełniana ręcznie,
- w formie elektronicznej – coraz popularniejsze rozwiązanie, zwłaszcza w większych firmach.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy umożliwia szybki dostęp do danych, automatyczne generowanie raportów oraz integrację z systemami płacowymi. Warunkiem jest jednak zapewnienie bezpieczeństwa danych i zgodność z przepisami RODO.
Automatyzacja ewidencji czasu pracy – nowoczesne rozwiązania
W 2025 roku coraz więcej firm decyduje się na elektroniczne prowadzenie ewidencji czasu pracy, co znacznie ułatwia obowiązki kadrowe i ogranicza ryzyko błędów.
Przykładowe rozwiązania:
- Systemy RCP (Rejestracja Czasu Pracy) – bazujące na kartach RFID, PIN-ach, liniach papilarnych lub rozpoznawaniu twarzy.
- Aplikacje mobilne i webowe – umożliwiające pracownikom zdalne logowanie początku i końca pracy.
- Moduły kadrowe systemów ERP – integrujące ewidencję czasu pracy z listą płac, urlopami i delegacjami.
Korzyści z automatyzacji:
- pełna zgodność z przepisami prawa (np. rozporządzeniem ministra rodziny w sprawie dokumentacji pracowniczej),
- łatwy dostęp do danych każdego pracownika,
- automatyczne raporty godzin, nadgodzin, nieobecności,
- możliwość integracji z grafikami pracy i systemami kontroli dostępu.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala również na łatwe przechowywanie ewidencji czasu pracy przez wymagany okres (tj. przez cały okres zatrudnienia oraz kolejne 10 lat), zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.
Uproszczona ewidencja czasu pracy – kiedy jest możliwa?
Prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy dotyczy jedynie niektórych grup, np. pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub agencyjnej, gdy nie mają oni zagwarantowanego wynagrodzenia za czas pozostawania w gotowości do pracy. Wtedy wystarczy ewidencjonowanie godzin pracy rzeczywiście przepracowanych.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności – różnice
Ewidencja czasu pracy i lista obecności to dwa odrębne dokumenty. Lista obecności potwierdza tylko fakt stawienia się pracownika w pracy danego dnia. Nie zawiera informacji o godzinach pracy, urlopach czy nieobecnościach.
Ewidencja czasu pracy to dokument, który ma charakter urzędowy i może być przedmiotem kontroli np. przez Państwową Inspekcję Pracy. To na jej podstawie ustala się m.in. prawo do wypłaty dodatku za nadgodziny czy urlopu wypoczynkowego.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy – jak długo?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz kolejne 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dotyczy to zarówno ewidencji w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Co grozi za brak ewidencji czasu pracy?
Brak ewidencji czasu pracy to naruszenie przepisów prawa pracy, za które pracodawca może ponieść odpowiedzialność finansową. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć karę grzywny od 1000 do nawet 30 000 zł. Dodatkowo brak dokumentacji może skutkować trudnościami w rozliczeniu wynagrodzenia, urlopów i nadgodzin.
Podsumowanie
Ewidencjonowanie czasu pracy to nie tylko obowiązek wynikający z Kodeksu pracy, ale też praktyczne narzędzie służące do kontroli i rozliczania pracy pracowników. W 2025 roku, w dobie digitalizacji i zmian w przepisach, coraz więcej firm decyduje się na elektroniczną ewidencję czasu pracy. Niezależnie od formy, dokument ten musi być prowadzony rzetelnie, dla każdego pracownika i przechowywany zgodnie z przepisami. Tylko wtedy pracodawca może być pewny, że nie narusza prawa pracy i nie naraża się na sankcje.
Szukasz pracy? Sprawdź aktualne oferty pracy.
Szukasz pracownika? Zajrzyj tutaj.