Exit interview – co to, jak przeprowadzić i jak firma na tym korzysta?

Rotacja pracowników może mieć różne przyczyny. Niezależnie od tego, czy co jakiś czas wpada wypowiedzenie, czy też zaskakuje Cię nagłe odejście cenionego specjalisty, zadbaj o przeprowadzenie rozmowy na zakończenie współpracy. Pożegnanie z klasą to ważny element budowania wizerunku pracodawcy, ale jeszcze ważniejsze jest to, co usłyszysz w trakcie exit interview. Sprawdź, dlaczego warto zadać kilka pytań więcej i wyciągnąć wartościowe wnioski, zanim za pracownikiem zamkną się drzwi. Poniżej nasze porady.

Czym jest exit interview?

Dobre praktyki przy rozstaniu z pracownikiem obejmują nie tylko uporządkowanie formalności, oddanie sprzętu czy podpisanie dokumentów. Coraz częściej w tym zestawie znajduje się też exit interview, czyli rozmowa podsumowująca współpracę, prowadzona w ostatnich dniach zatrudnienia. Jej celem jest spokojne omówienie tego, co działało dobrze, co można poprawić i jakie doświadczenia wynosi z firmy osoba odchodząca.

To prosta, swobodna rozmowa, w której możesz zapytać o powody decyzji o odejściu, komfort pracy, relacje z przełożonym oraz ogólne wrażenia z funkcjonowania organizacji. Dzięki temu zyskujesz nie tylko lepsze zrozumienie sytuacji, ale też szansę na wyłapanie obszarów, które w przyszłości mogą wpływać na retencję i zaangażowanie zespołu. Jest ona ściśle związane z outplacementem.

W Stanach Zjednoczonych exit interview to praktyka niemal standardowa. Według analizy Burke Incorporated z 2019 roku sięgało po nią 91% największych firm oraz 87% firm średniej wielkości. W Polsce ten zwyczaj wciąż się rozwija, ale zdecydowanie warto przenieść go na nasze podwórko. Pozwala uporządkować proces odejścia, zachować dobre relacje i zdobyć informacje, których często nie da się uzyskać w trakcie codziennej współpracy.

Dlaczego warto przeprowadzać exit interview?

Rozmowa z osobą, która opuszcza firmę, to moment, kiedy możesz zdobyć informacje praktycznie niedostępne na żadnym innym etapie współpracy. Gdy pracownik decyduje się odejść, częściej mówi szczerze o tym, co w organizacji działa dobrze, a co w jego ocenie firmie wymaga poprawy. Dzięki temu masz szansę zrozumieć, jak realnie wygląda kultura organizacyjna widziana oczami zespołu, a także sprawniej zakończyć współpracę bez niepotrzebnych napięć. W wielu przypadkach exit interview daje też okazję do wygaszenia konfliktów, które mogły narastać miesiącami.

Co daje exit interview? Przede wszystkim:

• pozwala uporządkować proces odejścia i zadbać o to, by odchodzącego pracownika pożegnać profesjonalnie i z szacunkiem,
• ułatwia ocenę, które procedury czy obszary firmy wymaga poprawy, zanim podobne problemy dotkną kolejne osoby,
• pomaga lepiej zrozumieć, co według pracowników wyróżnia firmę na rynku pracy, a co obniża ich motywację,
• umożliwia przedstawicielowi działu HR wyłapanie sygnałów ostrzegawczych, takich jak słaba komunikacja czy niedopasowanie stanowisk,
• wspiera świadome budowanie marki pracodawcy, bo w exit interview dajemy znać, że słuchamy i reagujemy,
• pozwala uniknąć nieporozumień w ostatnich dniach pracy, szczególnie jeśli w grę wchodzą emocje, niedokończone zadania lub napięcia między zespołami,
• pozwala lepiej zaplanować przeciwdziałanie rotacji pracowników, dzięki zebranym opiniom i wnioskom,
• ułatwia późniejszą analizę, jak doświadczenia pracownika w naszej firmie przekładały się na jego decyzję o zmianie.

Dobrze przeprowadzone exit interview to inwestycja w długoterminową reputację i rozwój organizacji. Pozwala zamknąć współpracę z klasą, ale przede wszystkim daje konkretne dane, dzięki którym działania HR mogą realnie poprawiać procesy, komunikację i kulturę organizacyjną. W efekcie rośnie jakość doświadczeń osób, które zostają w firmie, a kolejne decyzje o odejściu stają się rzadsze i lepiej zrozumiane.

Podstawowe zasady – jak poprawnie przeprowadzić exit interview?

Głównym celem exit interview nie jest poznanie przyczyny odejścia pracownika, chociaż to również bardzo ważne. Przede wszystkim jednak jest to moment na zebranie obiektywnego feedbacku oraz uporządkowanie procesu kończenia współpracy. Jeśli takie pożegnanie ma przebiec gładko, należy potraktować odchodzącego pracownika po partnersku oraz trzymać się podstawowych zasad tej procedury.

Kto powinien przeprowadzić rozmowę końcową?

Nie ma jednego właściwego rozwiązania dla wszystkich firm. Najważniejsze jest to, kto w danej sytuacji zapewni największy komfort, neutralność i szczerość.

• Przełożony będzie dobrym wyborem, jeśli relacja była bliska, a komunikacja przez cały okres zatrudnienia przebiegała bezproblemowo. W małych organizacjach, gdzie pracownik często współpracuje bezpośrednio z szefem, naturalnie oczekuje się, że to właśnie on lub ona przeprowadzi rozmowę końcową. Taki kontakt jest bardziej osobisty i domyka współpracę w sposób, który często doceniają obie strony.
• Przedstawiciel działu HR sprawdzi się lepiej, gdy atmosfera między pracownikiem a przełożonym nie była najlepsza, gdy firmowa struktura jest większa lub gdy ważna jest pełna neutralność osoby prowadzącej. HR potrafi zachować odpowiedni dystans, a pracownik częściej czuje się swobodniej, mówiąc szczerze o kulturze organizacyjnej, komunikacji czy procesach.

Kategorycznie nie powinien prowadzić wywiadu menedżer, z którym pracownik pozostawał w konflikcie albo którego styl zarządzania jest jednym z powodów odejścia. Taka rozmowa nie tylko nie przyniesie wartościowych danych, ale może też prowadzić do niepotrzebnych spięć w ostatnich dniach współpracy.

Najważniejsza zasada! Wybierz osobę, przy której pracownik ma szansę mówić w sposób swobodny, bez poczucia stresu czy kontroli.

Kiedy najlepiej zaprosić pracownika na exit interview?

Dobrym momentem na rozmowę końcową jest okres na kilka dni przed zakończeniem współpracy, kiedy emocje po złożeniu wypowiedzenia są już mniejsze, a jednocześnie pracownik wciąż jest zaangażowany w przekazywanie obowiązków.

Najczęściej stosuje się dwie praktyki:

• W połowie okresu wypowiedzenia – to bezpieczny moment, bo pracownik zdążył już ochłonąć, a jednocześnie nadal aktywnie współpracuje z zespołem i ma świeże spojrzenie na procesy, komunikację oraz ewentualne trudności. To rozmowy najbardziej merytoryczne.
• W ostatnim tygodniu pracy – daje to możliwość domknięcia formalności i spokojnego pożegnania. Trzeba jednak pamiętać, że część osób pod koniec okresu wypowiedzenia jest już myślami w nowej firmie, więc rozmowa może być nieco bardziej powierzchowna.

Nie zaleca się przeprowadzania exit interview w pierwszych dniach po złożeniu wypowiedzenia, bo często pojawiają się tam duże emocje, które mogą zaburzyć obiektywność. Z kolei rozmowa w ostatnią godzinę ostatniego dnia pracy bywa już tylko formalnością, pozbawioną realnej wartości.

Najlepiej ustalić termin z wyprzedzeniem, zaprosić pracownika w spokojne, prywatne miejsce i zadbać o klarowny cel rozmowy. Dzięki temu exit interview staje się wartościowym elementem procesu offboardingu, a nie przypadkową pogawędką na odchodne.

Jak długo powinno trwać exit interview?

Najczęściej wystarczy około 20–40 minut, żeby spokojnie omówić najważniejsze kwestie: powody odejścia, doświadczenia z pracy, sugestie dotyczące procesów i komunikacji. W mniejszych firmach rozmowa bywa krótsza, a w dużych organizacjach, gdzie zakres obowiązków czy procesów jest bardziej rozbudowany, może potrwać nieco dłużej. Ważne jest to, by nie przeciągać rozmowy na siłę. Lepiej skupić się na konkretnych pytaniach i stworzyć warunki do swobodnej, rzeczowej wymiany opinii.

Czy exit interview jest obowiązkowy?

Exit interview nie jest obowiązkowy i pracownik nie może być do niego zmuszony. To rozmowa dobrowolna, której celem jest zebranie opinii, a nie formalny element rozstania. Warto jednak wyjaśnić, dlaczego firma zaprasza na takie spotkanie i jak informacje mogą pomóc ulepszyć procesy czy warunki pracy. Większość osób chętnie uczestniczy w takim wywiadzie, o ile komunikacja jest jasna, a atmosfera sprzyja szczerości.

Exit interview – pytania, które warto zadać na koniec współpracy

Pytania, które zadasz podczas exit interview budują całą strukturę rozmowy. Dlatego warto zaplanować je w taki sposób, aby nie przeciągać ostatniego spotkania, ale równocześnie poruszyć najważniejsze zagadnienia i wydobyć wartościowy feedback. Jednocześnie pamiętaj też, aby zapewnić drugiej stronie poczucie, że została wysłuchana. Podpowiadamy, które z pytań najlepiej oddadzą sens exit interview.

Dlaczego zdecydowałeś/aś się opuścić naszą firmę?

Warto dopytać, czy powody związane były z zakresem obowiązków, relacją z przełożonym, przeciążeniem obowiązkami czy może brakiem rozwoju zawodowego i perspektyw finansowych. Możesz też sprawdzić, czy wcześniej pojawiały się sygnały tych problemów i zostały podjęte próby naprawy sytuacji. Czasem dowiesz się też, co Twoja rynkowa konkurencja oferuje utalentowanym specjalistom czy menedżerom.

Dlaczego warto zadać to pytanie? Jeśli wcześniej zastanawiałeś się nad przyczyną rotacji lub utraty talentów w firmie, tutaj znajdziesz wskazówki. Dzięki takiej rozmowie możesz sprawdzić, czy o odejściu zawsze decydują indywidualne czynniki, czy może powtarza się podobny schemat.

Na co uważać? Zwróć uwagę na powtarzające się uwagi i notuj. Jeśli kilka osób skarży się na atmosferę lub menedżera, warto przeprowadzić rozmowę z teamem czy problematycznym przełożonym. Brak rozwoju jako powód? W takim razie warto zaplanować taką ścieżkę dla ambitnych pracowników i przedstawić im jasne kryteria awansu.

Jak oceniasz kulturę organizacyjną i codzienną współpracę?

Zawsze warto zadać pytanie, które dotyczy relacji, wartości, komunikacji czy praktyk stosowanych w firmie. Pracownik może wskazać, co działało dobrze (np. wsparcie zespołu, przejrzyste i jasne cele), ale też zasygnalizować widoczne trudności (np. chaos komunikacyjny, niska odpowiedzialność).

Dlaczego warto zadać to pytanie? Zyskujesz perspektywę osoby, która widziała firmowe wartości w działaniu i obserwowała ich realizację od środka. Co więcej, nie będzie to już opinia przefiltrowana przez strach o konsekwencje. Dzięki temu feedback może być bardziej szczery, niż ten uzyskany od osoby, która za chwilę wróci do swojego biurka obok toksycznego menedżera czy niewspierającego zespołu.

Na co uważać? Tutaj często na jaw wychodzą obszary do poprawy, ale także realne konflikty, które wynikają z różnic charakterów. Warto każdy przypadek potraktować poważnie, ale też odróżnić jednostkowy spór od faktycznej toksycznej kultury czy mobbingu.

Co według Ciebie w naszej firmie wymaga poprawy?

Kolejna ważna kwestia, tym razem dotycząca bardziej procedur niż ludzi, chociaż te obszary bywają powiązane. Warto tutaj prosić o wskazanie konkretnych przykładów czy sytuacji, które obnażały słabe praktyki. Możesz wtedy usłyszeć o obciążeniu zadaniami, niepraktycznych i przestarzałych metodach czy narzędziach albo o stylu zarządzania.

Dlaczego warto zadać to pytanie? Pozwala ustalić tzw. pain pointy organizacji. Zwłaszcza takie, które nie są na pierwszy rzut oka widoczne dla działu HR albo osób z samej góry. Spojrzenie ze środka potrafi tutaj być bardzo cennym wskaźnikiem dla palących problemów.

Na co uważać? Zawsze warto wyłapywać schematy i zapisywać trafne sugestie. Być może odchodzący pracownik ma kilka dobrych pomysłów, które wcześniej nie zostały wysłuchane. Powtarza się np. opinia o braku priorytetów w zespole? To może być znak, że faktycznie istnieje taki problem i warto działać w tym kierunku. Kolejny raz ktoś sugeruje bardziej elastyczne godziny pracy? Być może zespół rzeczywiście skorzysta na takim udogodnieniu.

Czy poleciłbyś/poleciłabyś to miejsce pracy swoim znajomym?

To dobre pytanie, które pomoże zbadać, czy współpraca kończy się pozytywnym akcentem, czy raczej jedna ze stron ma żal do drugiej. Chociaż powody rozstania mogą być różne, warto wysądować, jaka opinia o Twojej firmie pójdzie w świat razem z odchodzącym pracownikiem.

Dlaczego warto zadać to pytanie? Jest to zdecydowanie ten moment w rozmowie, kiedy warto wybadać nastrój pracownika i jego nastawienie do firmy. Jeśli jakieś sprawy nie zostały załatwione lub coś było bardzo nie tak, najczęściej można liczyć na kilka szczerych wyrzutów albo przynajmniej chwilę zawahania.

Na co uważać? Jeżeli rozumiesz, jak ważny jest employer branding, nie będziesz chciał, żeby byli pracownicy odchodzili rozżaleni. To zwykle oznacza, że opinia będzie krążyć w branży, a najlepsze talenty nie będą aplikować. Nie bagatelizuj więc cudzego niezadowolenia tylko dlatego, że za chwilę pójdzie w świat. Daj pracownikowi poczucie, że został wysłuchany, a jeśli to możliwe, postaraj się naprawić ewentualną szkodę lub przynajmniej wyjaśnić problematyczną kwestię. O wiele lepiej jest zamknąć współpracę w dobrym tonie, niż pozwolić, żeby konflikty na zapleczu psuły wizerunek pracodawcy.