Wyobraź sobie sytuację, w której poświęcasz godziny na przygotowanie CV, stresujesz się przed spotkaniem, angażujesz swój czas i energię, a w odpowiedzi otrzymujesz… ciszę. Niestety, brak informacji zwrotnej to wciąż powszechny grzech na polskim rynku pracy. Jako rekruter lub przedsiębiorca masz w rękach potężne narzędzie, które może wyróżnić Twoją firmę na tle konkurencji: profesjonalne podziękowanie za udział w rekrutacji.
To nie tylko kwestia kultury osobistej. To strategia biznesowa. Sposób, w jaki kończysz proces rekrutacji, wpływa na to, jak kandydat postrzega Twoją markę, czy poleci ją znajomym i czy w przyszłości wróci jako klient lub pracownik. Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik, jak stworzyć wiadomość, która zostawi dobre wrażenie, nawet jeśli musisz przekazać odmowę.
Dlaczego warto napisać podziękowanie za udział w rekrutacji?
Wysłanie podziękowania buduje profesjonalny wizerunek pracodawcy, wzmacnia candidate experience (CX) i zamienia odrzuconych kandydatów w potencjalnych ambasadorów marki.
Wielu pracodawców zapomina, że rekrutacja pracowników to proces dwustronny. Kandydat ocenia firmę tak samo wnikliwie, jak firma kandydata. Jeśli proces rekrutacyjny kończy się „ghostingiem” (nagłym zerwaniem kontaktu), osoba starająca się o pracę czuje się zlekceważona. W dobie mediów społecznościowych i portali jedna negatywna opinia o braku szacunku może zniechęcić dziesiątki świetnych specjalistów do aplikowania w przyszłości.
Wysłanie wiadomości z podziękowaniem pokazuje klasę. Dajesz sygnał, że szanujesz czas i zaangażowanie drugiego człowieka. Co więcej, rynek pracy bywa ciasny. Osoba, którą odrzucasz dzisiaj, za dwa lata może być idealnym kandydatem na wyższe stanowisko lub pracować u Twojego klienta. Zakończenie relacji w dobrym stylu sprawia, że drzwi do współpracy pozostają uchylone. Pamiętaj, że dziękujemy za udział w rekrutacji nie tylko po to, by być uprzejmym, ale by budować kapitał relacyjny firmy.
Kiedy należy wysyłać podziękowanie za udział w procesie rekrutacji?
Podziękowanie należy wysłać niezwłocznie po zakończeniu danego etapu rekrutacji lub po podjęciu ostatecznej decyzji o zatrudnieniu, najlepiej w ciągu 2-5 dni roboczych od ostatniego kontaktu.
Zwlekanie z odpowiedzią to jeden z najczęstszych błędów. Kandydat, który czeka na wynik rekrutacji, żyje w niepewności. Każdy dzień milczenia zwiększa jego frustrację. Jeśli wiesz, że dana osoba nie przejdzie do kolejnego etapu, poinformuj ją o tym od razu. Nie trzymaj kandydatur „na wszelki wypadek” bez informowania ich o statusie.
W przypadku rekrutacji wieloetapowych dobrą praktyką jest wysyłanie krótkich informacji po każdym kroku. Nawet proste „Dziękujemy za przesłanie CV, analizujemy Pani/Pana dokumenty” buduje zaufanie. Natomiast po rozmowie kwalifikacyjnej, ostateczna wiadomość powinna trafić do kandydata w terminie, który zadeklarowałeś podczas spotkania. Dotrzymywanie słowa w tak, zdawałoby się, błahej kwestii, jest dowodem na wiarygodność Twojego biznesu.
Co powinno zawierać profesjonalne podziękowanie za udział w rekrutacji?
Dobra wiadomość do kandydata powinna zawierać spersonalizowany zwrot, jasną decyzję, podziękowanie za poświęcony czas oraz – jeśli to możliwe – zachętę do pozostania w kontakcie lub feedback.
Zrezygnuj z bezosobowych formułek w stylu „Szanowny Kandydacie”. Użyj imienia. To drobny gest, który całkowicie zmienia odbiór tekstu. W treści maila odnieś się do konkretnego stanowiska – np. „Dziękujemy za udział w rekrutacji na stanowisko specjalisty ds. marketingu”. To potwierdza, że nie jest to masowy spam, ale wiadomość skierowana do konkretnej osoby.
Kolejny element to docenienie wysiłku. Kandydat musiał napisać CV, przygotować się do rozmowy, a często także zadbać o odpowiednią prezencję. Wiedząc, jak ubrać się na rozmowę o pracę, poświęcił czas na prasowanie koszuli czy dojazd do Twojego biura. Podziękowanie za te starania jest wyrazem empatii.
Jeśli proces rekrutacyjny kończy się odmową, napisz to wprost, ale delikatnie. Unikaj słowa „niestety” na samym początku zdania, bo ustawia ono negatywny ton. Zamiast tego napisz: „Mimo że Twoje kompetencje są imponujące, zdecydowaliśmy się zaprosić do współpracy inną osobę”. Na koniec warto dodać klauzulę o zachowaniu CV w bazie (jeśli masz na to zgodę RODO) w celu kontaktu przy kolejnych rekrutacjach.
Jak napisać podziękowanie, gdy decydujemy się na rekrutację wewnętrzną?
W sytuacji, gdy wybrano pracownika z wewnątrz firmy, należy poinformować kandydatów zewnętrznych o tej decyzji uczciwie, wyjaśniając, że specyfika stanowiska wymagała głębokiej znajomości struktur organizacji.
Czasami rekrutacja wewnętrzna okazuje się najlepszym rozwiązaniem dla firmy. Dla kandydatów z zewnątrz może to być jednak frustrujące, jeśli poczują, że proces był fikcją. Dlatego w podziękowaniu za udział warto być transparentnym.
Możesz napisać: „W procesie rekrutacyjnym zdecydowaliśmy się postawić na awans wewnętrzny, co pozwoli nam szybciej wdrożyć pracownika w nowe obowiązki”. Taka szczerość jest zazwyczaj przyjmowana ze zrozumieniem. Kandydat nie czuje wówczas, że brakowało mu kompetencji, ale że zadecydowały czynniki organizacyjne. To chroni jego poczucie wartości i pozostawia dobre wrażenie o firmie, która dba o rozwój własnych kadr.
Czy warto dawać feedback w mailu z podziękowaniem?
Tak, konstruktywna informacja zwrotna to najcenniejszy element dla kandydata, pozwalający mu zrozumieć decyzję i pracować nad swoimi kompetencjami w przyszłości.
Feedback to Święty Graal rekrutacji. Kandydaci o niego błagają, a rekruterzy często boją się go udzielać. Dlaczego? Z obawy przed koniecznością tłumaczenia się lub brakiem czasu. Jednak to właśnie feedback odróżnia przeciętną firmę od lidera rynku pracodawcy. Nie musisz pisać elaboratów. Wystarczy jedno lub dwa zdania wyjaśniające, co zaważyło na decyzji.
Możesz odnieść się do merytoryki. Jeśli podczas spotkania padły najczęstsze pytania rekrutacyjne, a odpowiedzi kandydata były zbyt ogólne, napisz o tym. Przykładowo: „Szukaliśmy osoby z głębszą znajomością narzędzi analitycznych, co było decydującym kryterium przy wyborze innego kandydata”. Wskazanie na mocne strony kandydata również jest mile widziane – to tzw. metoda kanapki (pozytyw – negatyw – pozytyw). Dzięki temu odmowa jest łatwiejsza do przełknięcia, a kandydat otrzymuje wartość edukacyjną.
Jakie błędy najczęściej pojawiają się w podziękowaniach za rekrutację?
Największe błędy to brak personalizacji, używanie żargonu, wysyłanie wiadomości z adresu „no-reply” oraz zbyt długi czas oczekiwania na informację.
Wysyłając maila, upewnij się, że nie wygląda on jak wygenerowany przez robota. Błędy takie jak „Szanowna Pani/Panie [IMIĘ]” są niedopuszczalne i świadczą o braku profesjonalizmu. Unikaj też patosu i skomplikowanego języka. Proste „Dziękujemy za udział w rozmowie” brzmi lepiej niż „Pragniemy wyrazić naszą głęboką wdzięczność za akces do procesu”.
Kolejnym błędem jest zamykanie drogi do dyskusji. Wysyłanie wiadomości z adresu, na który nie można odpisać, jest w złym guście. Nawet jeśli kandydat odpisze z pytaniem o szczegóły decyzji, warto poświęcić minutę na krótką odpowiedź. To buduje relacje. Pamiętaj też, że proces rekrutacji to stres. Wiedząc, ile trwa rozmowa rekrutacyjna i jak wiele emocji kosztuje ona kandydata, nie dokładaj mu zmartwień milczeniem lub szorstkim tonem.
Wzór maila – podziękowanie za przesłanie CV (odmowa na wczesnym etapie)
Kiedy odrzucasz kandydata na etapie selekcji aplikacji, wiadomość powinna być krótka, uprzejma i zachęcająca do śledzenia przyszłych ofert.
Przy dużej liczbie zgłoszeń personalizacja każdego maila może być trudna, ale systemy ATS (Applicant Tracking System) pozwalają na automatyczne wstawienie imienia.
Temat: Twoja aplikacja na stanowisko [Nazwa Stanowiska] – [Nazwa Firmy]
Cześć [Imię Kandydata],
Bardzo dziękujemy za przesłanie CV i zainteresowanie pracą w naszej firmie.
Przeanalizowaliśmy Twoją kandydaturę pod kątem naszych obecnych wymagań. Otrzymaliśmy wiele zgłoszeń i po dokładnej weryfikacji zdecydowaliśmy się zaprosić do dalszego etapu osoby, których doświadczenie jest najbardziej zbliżone do profilu stanowiska. Tym razem nie będziemy mogli zaproponować Ci udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.
Zachowamy Twoje zgłoszenie w naszej bazie (zgodnie z Twoją zgodą) i odezwiemy się, gdy pojawi się projekt pasujący do Twoich kompetencji. Zachęcamy też do śledzenia zakładki „Kariera” i udziału w kolejnych rekrutacjach.
Życzymy powodzenia w poszukiwaniu wymarzonej pracy!
Pozdrawiamy, Zespół Rekrutacji AsistWork
Wzór wiadomości – podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej (odmowa)
Po spotkaniu bezpośrednim lub online podziękowanie musi być bardziej osobiste, doceniać czas poświęcony na rozmowę i idealnie – zawierać element feedbacku.
Tutaj kandydat zainwestował już znacznie więcej, więc standardowa regułka to za mało.
Temat: Wynik rekrutacji na stanowisko [Nazwa Stanowiska] – [Imię Kandydata]
Dzień dobry [Imię],
Jeszcze raz serdecznie dziękujemy za udział w rozmowie rekrutacyjnej i czas, który nam poświęciłeś/aś. Było nam bardzo miło Cię poznać i dowiedzieć się więcej o Twoim doświadczeniu zawodowym.
Proces rekrutacyjny był dla nas wyzwaniem ze względu na wysoki poziom kandydatów. Chcemy Cię poinformować, że ostatecznie zdecydowaliśmy się złożyć ofertę innej osobie, której profil kompetencyjny w obszarze [wpisz konkretną umiejętność, np. znajomości języka niemieckiego/obsługi Excela] w tym momencie lepiej odpowiada potrzebom zespołu.
Twoje mocne strony, takie jak [wymień jedną cechę, np. komunikatywność czy analityczne myślenie], zrobiły na nas duże wrażenie. Chcielibyśmy pozostać w kontakcie. Jeśli w przyszłości otworzymy rekrutację na stanowisko, gdzie te cechy będą priorytetem, chętnie do Ciebie zadzwonimy.
Dziękujemy za udział w procesie i trzymamy kciuki za Twój dalszy rozwój!
Z poważaniem, [Twoje Imię i Nazwisko]
Wzór maila – pozytywna informacja i zaproszenie do współpracy
Zwycięzca rekrutacji również zasługuje na formalne podziękowanie za udział w procesie, połączone z gratulacjami i zaproszeniem do ustalenia warunków.
Temat: Gratulacje! Wynik rekrutacji na stanowisko [Nazwa Stanowiska]
Cześć [Imię],
Mamy dobre wieści! Dziękujemy za cierpliwość i udział w całym procesie rekrutacji. Twoja wiedza i podejście, które zaprezentowałeś/aś podczas spotkań, przekonały nas, że jesteś idealną osobą do naszego zespołu.
Z przyjemnością chcemy zaprosić Cię do współpracy i zaoferować stanowisko [Nazwa Stanowiska].
W załączniku przesyłamy szczegóły oferty. Chcielibyśmy omówić z Tobą kolejne kroki i termin rozpoczęcia pracy. Czy możemy zadzwonić do Ciebie jutro o godzinie 10:00?
Cieszymy się na wspólną pracę!
Pozdrawiamy, Zespół [Nazwa Firmy]
Jak podziękowanie za rozmowę wpływa na przyszłe rekrutacje (future recruitment)?
Traktowanie kandydatów z szacunkiem sprawia, że chętniej aplikują oni w przyszłości i polecają firmę innym, co obniża koszty pozyskania talentów.
Pojęcie „boomerang employee” (pracownik, który wraca do firmy) lub kandydat, który aplikuje po raz drugi, to marzenie wielu działów HR. Znają oni już firmę, jej kulturę i wartości. Jednak nikt nie wróci do miejsca, w którym został zignorowany.
Jeśli Twoja firma dba o to, by wysłać wiadomość do kandydata na każdym etapie, tworzysz bazę lojalnych talentów. Nawet jeśli dziś musisz odmówić, jutro możesz potrzebować dokładnie tych umiejętności. Profesjonalne podziękowanie za udział w rekrutacji to inwestycja. Kandydat, który otrzymał merytoryczny feedback i miłe słowo, zapamięta, że w Twojej firmie panują wysokie standardy.
W przypadku rekrutacji na stanowisko specjalistyczne, gdzie rynek talentów jest wąski, opinia o rekruterze rozchodzi się błyskawicznie. Dobre wrażenie zrobione na jednym specjaliście może przyciągnąć do Ciebie jego kolegów z branży. Z kolei brak informacji zwrotnej to najszybsza droga do „czarnej listy” pracodawców.
Podsumowanie: Dobre maniery to dobry biznes
Napisanie podziękowania za udział w rekrutacji to zadanie, które zajmuje niewiele czasu, a przynosi wymierne korzyści. Niezależnie od tego, czy jest to podziękowanie za przesłanie CV, czy podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej, każdy taki gest buduje Twoją markę na rynku pracy. Pamiętaj o empatii, personalizacji i (tam, gdzie to możliwe) o feedbacku.
Traktuj kandydatów tak, jak sam chciałbyś być traktowany w procesie poszukiwania pracy. Dzięki temu nawet przy zakończeniu rekrutacji odmową, pozostawisz po sobie profesjonalne wrażenie, które zaprocentuje w przyszłości.
Chcesz usprawnić procesy HR w swojej firmie i mieć pewność, że każdy kandydat czuje się zaopiekowany? Skontaktuj się z nami w AsistWork – pomożemy Ci znaleźć najlepszych pracowników i zadbać o najwyższą jakość rekrutacji.