Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – kogo dotyczy i ile wynosi?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, czyli ZFŚS, służy finansowaniu działalności socjalnej na rzecz pracowników i innych osób uprawnionych. Nie każda firma musi go tworzyć, a wysokość odpisu zależy m.in. od liczby zatrudnionych i warunków, w jakich wykonują pracę. W 2026 roku podstawowy odpis na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 2943,23 zł^[1].

Warto jednak pamiętać, że kwota odpisu nie oznacza, że każdy pracownik otrzyma właśnie tyle pieniędzy. ZFŚS działa według określonych zasad, a wysokość przyznawanych świadczeń zależy m.in. od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest ZFŚS i na czym polega jego działanie,
• kto ma obowiązek utworzyć ZFŚS, a kto może z niego zrezygnować,
• ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 roku,
• kto może korzystać ze środków funduszu,
• na jakie świadczenia można przeznaczyć środki z ZFŚS,
• czy ZFŚS to to samo co popularne „wczasy pod gruszą”,
• od czego zależy wysokość świadczenia dla pracownika,
• jakie zasady powinien określać regulamin ZFŚS,
• jakie obowiązki ma pracodawca związane z prowadzeniem funduszu,
• czy świadczenia z ZFŚS podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Czym jest ZFŚS i na czym polega jego działanie?

ZFŚS, czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, to środki przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej przez pracodawcę na rzecz osób uprawnionych. Zakres tej działalności obejmuje m.in. wypoczynek, działalność kulturalną i sportowo-rekreacyjną, pomoc materialną oraz określone formy pomocy mieszkaniowej^[1].

Fundusz nie jest więc dodatkową pulą pieniędzy, którą pracodawca może dowolnie rozdysponować między członków zespołu. Sposób gospodarowania środkami określają przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz regulamin obowiązujący u danego pracodawcy.

ZFŚS – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – co oznacza ta nazwa?

Nazwa może brzmieć formalnie, ale jej znaczenie jest proste:

• zakładowy – fundusz jest tworzony u konkretnego pracodawcy,
• fundusz – gromadzi środki przeznaczone na określone cele,
• świadczeń socjalnych – pieniądze mają służyć działalności socjalnej, a nie finansowaniu bieżącej działalności firmy.

Ustawa definiuje działalność socjalną szeroko. Obejmuje ona m.in. różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi oraz pomoc materialną i mieszkaniową^[1].

Kto może korzystać ze środków ZFŚS?

Ze środków funduszu mogą korzystać przede wszystkim pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy – oraz ich rodziny. Regulamin może również przyznać prawo do świadczeń innym osobom^[1].

Nie oznacza to jednak, że każda osoba uprawniona automatycznie otrzymuje każde dostępne świadczenie. Szczegółowe zasady określa regulamin ZFŚS, a przyznawanie świadczeń powinno uwzględniać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej.

Kto ma obowiązek utworzyć ZFŚS?

Obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy co do zasady pracodawców, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przy zatrudnieniu od 20 do mniej niż 50 etatów fundusz tworzy się na wniosek zakładowej organizacji związkowej^[1].

W praktyce warto więc patrzeć nie tylko na liczbę osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę, ale na przeliczenie zatrudnienia na pełne etaty.

Zatrudnienie według stanu na 1 stycznia	Zasady tworzenia ZFŚS
Co najmniej 50 etatów	Fundusz jest tworzony obowiązkowo
Od 20 do mniej niż 50 etatów	Fundusz powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej
Mniej niż 20 etatów	Pracodawca może utworzyć fundusz dobrowolnie

Czy pracodawca może nie tworzyć ZFŚS?

Nie każdy pracodawca ma obowiązek utworzenia ZFŚS. W przypadku części firm przepisy pozwalają zrezygnować z tworzenia funduszu, przy zachowaniu określonych zasad dotyczących poinformowania pracowników i uregulowania tej kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych^[1].

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może też zdecydować się na dobrowolne utworzenie funduszu. Dlatego sama wielkość firmy nie zawsze przesądza o tym, czy ZFŚS faktycznie funkcjonuje.

Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 roku?

W 2026 roku podstawowy odpis na ZFŚS wynosi 2943,23 zł na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach. Podstawą jego obliczenia jest kwota 7848,60 zł, odpowiadająca przeciętnemu wynagrodzeniu miesięcznemu w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 roku^[2].

Podstawowy odpis wynosi 37,5% tej kwoty.

Jak ustala się wysokość odpisu na ZFŚS?

Mechanizm jest stosunkowo prosty:

7848,60 zł × 37,5% = 2943,23 zł

Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie nalicza funduszu po prostu od liczby osób zatrudnionych w firmie. Przy ustalaniu wysokości odpisu bierze się pod uwagę przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku, w przeliczeniu na pełne etaty^[1].

Wysokość podstawy zmienia się również w kolejnych latach, dlatego przy planowaniu budżetu ZFŚS trzeba korzystać z aktualnych danych.

Ile wynosi fundusz socjalny na pracownika w 2026 roku?

Podstawowa kwota to 2943,23 zł, ale ustawa przewiduje również inne wysokości odpisów. W 2026 roku przedstawiają się one następująco^[3]:

Rodzaj odpisu	Kwota w 2026 roku
Pracownik zatrudniony w normalnych warunkach	2943,23 zł
Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze	3924,30 zł
Pracownik młodociany – I rok nauki	392,43 zł
Pracownik młodociany – II rok nauki	470,92 zł
Pracownik młodociany – III rok nauki	549,40 zł

Przepisy przewidują również możliwość zwiększenia odpisu m.in. w związku z zatrudnianiem osób z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności oraz w związku z opieką nad emerytami i rencistami – byłymi pracownikami^[1].

Na co można przeznaczyć środki z ZFŚS?

Środki z funduszu można przeznaczyć na określone formy działalności socjalnej, w tym wypoczynek, działalność kulturalno-oświatową i sportowo-rekreacyjną, pomoc materialną oraz pomoc mieszkaniową na zasadach określonych w przepisach^[1].

W praktyce zakres świadczeń może wyglądać różnie w poszczególnych firmach. Wszystko zależy od potrzeb pracowników oraz zasad zapisanych w regulaminie ZFŚS.

Jakie świadczenia można finansować z ZFŚS?

Przykładowe świadczenia obejmują:

• dofinansowanie wypoczynku pracownika i jego dzieci,
• tzw. wczasy pod gruszą,
• zapomogi i inną pomoc materialną,
• dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej,
• dopłaty do wydarzeń kulturalnych,
• określone formy pomocy mieszkaniowej,
• świadczenia związane z opieką nad dziećmi.

Przykładowo Ministerstwo Sprawiedliwości w ramach swojego ZFŚS przewiduje m.in. dofinansowanie wypoczynku, refundację kosztów pobytu dziecka w żłobku lub przedszkolu, dopłaty do wydarzeń kulturalnych i zajęć sportowych, świadczenia świąteczne, zapomogi oraz pożyczki na cele mieszkaniowe.

Nie oznacza to jednak, że każda firma musi oferować dokładnie taki sam zestaw świadczeń.

Czy ZFŚS to to samo co wczasy pod gruszą?

Nie. Wczasy pod gruszą to potoczna nazwa jednego z rodzajów dofinansowania wypoczynku, które może być finansowane z ZFŚS. Sam fundusz ma znacznie szersze zastosowanie.

Najprościej można przedstawić to tak:

ZFŚS → fundusz

wczasy pod gruszą → jedno ze świadczeń finansowanych z funduszu

Dlatego pytanie „czy mam wczasy pod gruszą?” nie jest tym samym co pytanie „czy w mojej firmie działa ZFŚS?”. Fundusz może funkcjonować nawet wtedy, gdy pracodawca nie przewidział właśnie takiego świadczenia.

Jak działa ZFŚS i od czego zależy wysokość świadczeń?

Wysokość odpisu na fundusz nie określa kwoty, którą pracownik otrzyma w ramach konkretnego świadczenia. O przyznaniu i wysokości pomocy decydują zasady określone w regulaminie oraz kryterium socjalne^[1].

To ważna różnica.

Jeżeli pracodawca odprowadzi na fundusz określoną kwotę, nie oznacza to, że każdy pracownik powinien otrzymać jej równowartość. Środki są przeznaczone na różne cele i mogą być rozdzielane w różnej wysokości.

Ile wynosi świadczenie z ZFŚS?

Nie ma jednej ustawowej kwoty świadczenia z ZFŚS, która przysługiwałaby każdemu pracownikowi.

Wysokość konkretnej pomocy zależy m.in. od:

• rodzaju świadczenia,
• środków zgromadzonych w funduszu,
• zasad określonych w regulaminie ZFŚS,
• sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

To właśnie kryterium socjalne odróżnia świadczenia z ZFŚS od typowych, jednakowych benefitów dla całego zespołu.

Jakie świadczenia nie mogą być finansowane z ZFŚS?

ZFŚS nie służy do finansowania dowolnych wydatków pracodawcy ani zastępowania wynagrodzenia czy świadczeń związanych bezpośrednio z wykonywaniem pracy.

Środki funduszu powinny służyć celom socjalnym określonym w ustawie. Nie można więc traktować ZFŚS jak firmowej karty płatniczej, z której finansuje się dowolne potrzeby przedsiębiorstwa.

Problem może pojawić się również wtedy, gdy pracodawca rozdaje wszystkim pracownikom identyczne świadczenie bez uwzględnienia ich sytuacji socjalnej. Przy korzystaniu z funduszu trzeba bowiem stosować zasady wynikające z ustawy i regulaminu.

W praktyce warto więc przed wypłatą świadczenia sprawdzić nie tylko, czy firma ma na nie pieniądze, ale również, czy jego finansowanie mieści się w celach ZFŚS i zostało prawidłowo uregulowane.

Kto zarządza ZFŚS i jak wygląda regulamin ZFŚS?

Za gospodarowanie środkami funduszu odpowiada pracodawca, a zasady korzystania ze świadczeń określa regulamin ZFŚS. Regulamin powinien wskazywać m.in. osoby uprawnione, rodzaje świadczeń oraz zasady i warunki ich przyznawania^[1].

Co powinien określać regulamin ZFŚS?

Regulamin powinien odpowiadać na praktyczne pytania, takie jak:

• kto może korzystać ze świadczeń,
• jakie świadczenia są dostępne,
• na jakich zasadach można się o nie ubiegać,
• jakie dokumenty trzeba przedstawić,
• jak ustalana jest wysokość dofinansowania,
• kto rozpatruje wnioski,
• w jaki sposób pracodawca gospodaruje środkami funduszu.

Regulamin nie może jednak zmieniać ustawowego przeznaczenia funduszu. Powinien porządkować zasady jego działania w konkretnej firmie, a nie tworzyć reguły sprzeczne z przepisami.

Czy regulamin wynagrodzeń może określać zasady dotyczące ZFŚS?

Kwestia tworzenia lub nietworzenia funduszu może być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych, zależnie od sytuacji pracodawcy. Nie należy jednak utożsamiać regulaminu wynagrodzeń z regulaminem ZFŚS. Regulamin ZFŚS jest osobnym dokumentem, który określa zasady korzystania ze świadczeń socjalnych.

Jeżeli pracodawca korzysta z rozwiązań opisanych w dokumentach dotyczących wynagradzania, warto sprawdzić, czy zostały one prawidłowo skoordynowane z zasadami dotyczącymi funduszu.

Czy świadczenia z ZFŚS są opodatkowane i oskładkowane?

Nie wszystkie świadczenia z ZFŚS są traktowane podatkowo i składkowo w taki sam sposób. To, czy dana wypłata podlega podatkowi lub składkom, zależy od jej rodzaju oraz warunków zastosowania odpowiednich zwolnień.

Dlatego pracodawca powinien każdorazowo sprawdzić zasady dotyczące konkretnego świadczenia, zamiast przyjmować, że każda wypłata z funduszu jest automatycznie zwolniona z podatku i składek.

Ma to szczególne znaczenie przy świadczeniach pieniężnych, dofinansowaniach oraz świadczeniach rzeczowych. Warto też pamiętać, że przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe nie są tym samym co przepisy regulujące samo funkcjonowanie ZFŚS.

Jakie korzyści z ZFŚS może mieć pracownik i pracodawca?

Dobrze zorganizowany ZFŚS pozwala pracownikom korzystać z różnego rodzaju wsparcia socjalnego, a pracodawcy daje uporządkowane zasady prowadzenia działalności socjalnej.

Dla pracownika może oznaczać to m.in.:

• dofinansowanie wypoczynku,
• pomoc w trudnej sytuacji materialnej,
• wsparcie związane z dziećmi,
• dofinansowanie aktywności sportowej i kulturalnej,
• możliwość skorzystania z pomocy mieszkaniowej na zasadach określonych w regulaminie.

Warto jednak odróżnić ZFŚS od klasycznych benefitów dla pracownika. Karta sportowa czy prywatna opieka medyczna mogą być elementem polityki benefitowej firmy, podczas gdy ZFŚS ma ustawowo określone cele i zasady gospodarowania pieniędzmi.

Czy ZFŚS może wspierać rekrutację pracowników?

Może być jednym z elementów oferty pracodawcy, ale jego podstawowym celem nie jest rekrutacja pracowników.

Informacja o dostępnych świadczeniach może oczywiście pojawić się w ogłoszeniu o pracę albo podczas rozmowy z kandydatem. Dla części osób możliwość skorzystania z dofinansowania wypoczynku czy innych świadczeń socjalnych może być dodatkowym argumentem przy wyborze pracodawcy.

Nie należy jednak przedstawiać ZFŚS jako zwykłego benefitu dostępnego na identycznych zasadach dla wszystkich. Sposób przyznawania świadczeń zależy od regulaminu i sytuacji socjalnej uprawnionego.

Podsumowanie – co warto wiedzieć o ZFŚS?

ZFŚS to fundusz przeznaczony na działalność socjalną, a nie dodatkowa pula pieniędzy do dowolnego rozdysponowania między pracowników.

Najważniejsze zasady są następujące:

• obowiązek tworzenia funduszu zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty;
• ze środków mogą korzystać pracownicy, ich rodziny oraz inne osoby wskazane w przepisach i regulaminie;
• w 2026 roku podstawowy odpis na jednego pracownika wynosi 2943,23 zł;
• wysokość odpisu nie jest tym samym co wysokość świadczenia wypłacanego pracownikowi;
• środki można przeznaczać wyłącznie na cele związane z działalnością socjalną;
• szczegółowe zasady korzystania z funduszu powinien określać regulamin ZFŚS.

Dobrze przygotowane zasady pozwalają uniknąć nieporozumień i ułatwiają zarówno pracownikom, jak i pracodawcy korzystanie z funduszu zgodnie z jego przeznaczeniem.

Uwaga: Wysokość odpisów na ZFŚS może ulegać zmianie w kolejnych latach.

FAQ – najczęstsze pytania o ZFŚS

Na czym polega ZFŚS?

ZFŚS gromadzi środki przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych. Pieniądze mogą służyć m.in. dofinansowaniu wypoczynku, działalności sportowej i kulturalnej, pomocy materialnej czy określonych form pomocy mieszkaniowej.

Czy ZFŚS to wczasy pod gruszą?

Nie. Wczasy pod gruszą są jednym z możliwych świadczeń finansowanych z ZFŚS. Fundusz obejmuje znacznie szerszy zakres działalności socjalnej.

Ile wynosi świadczenie z ZFŚS?

Nie ma jednej ustawowej kwoty świadczenia dla każdego pracownika. Wysokość pomocy zależy od rodzaju świadczenia, zasad określonych w regulaminie oraz sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Ile wynosi fundusz socjalny na pracownika w 2026 roku?

Podstawowy odpis wynosi 2943,23 zł na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach. W przypadku pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest to 3924,30 zł.

Czy każdy pracownik ma prawo do świadczeń z ZFŚS?

Nie każde świadczenie przysługuje każdemu pracownikowi w takiej samej wysokości. Prawo do korzystania z funduszu wynika z przepisów i regulaminu, natomiast przyznanie konkretnej pomocy zależy od zasad obowiązujących u pracodawcy oraz kryterium socjalnego.

Czy mała firma musi utworzyć ZFŚS?

Nie zawsze. Obowiązek tworzenia funduszu dotyczy co do zasady pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Firmy zatrudniające od 20 do mniej niż 50 etatów tworzą go na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Mniejszy pracodawca może utworzyć fundusz dobrowolnie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – w szczególności art. 2, 3, 5, 8 i 10. Dostęp online: Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP) – tekst ustawy (27.08.2026)
2. Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r. – podstawa naliczania odpisu na ZFŚS w 2026 r. Kwota za II półrocze 2025 r. wyniosła 7848,60 zł. Dostęp online: Sklep LEX (27.08.2026)
3. Zestawienie wysokości odpisów na ZFŚS obowiązujących w 2026 r., opracowane na podstawie art. 5 ustawy o ZFŚS. Dostęp online: PIT.pl (27.08.2026)