W obecnych czasach mnóstwo firm zmieniło sposób funkcjonowania. Stacjonarne wypełnianie obowiązków zastąpiła praca zdalna. Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest oczywiście pandemia koronawirusa i związane z nią obostrzenia. Niektórzy właściciele przedsiębiorstw preferują jednak taki system pracy niezależnie od zewnętrznych warunków. Podstawowa kwestia dotyczy wtedy kontroli pracowników. Jakie działania może podejmować firma, aby nie naruszyć przepisów?
Wypełnianie obowiązków
Pracodawca może nakazać członkom swojej kadry prowadzenie szczegółowej ewidencji realizowanych zadań. Powinny się w niej znaleźć takie elementy jak opis działań, data, a także czas ich wykonania. Taka ewidencja musi być tworzona, biorąc pod uwagę częstotliwość oraz formę określoną w poleceniu pracy zdalnej. Te warunki przedstawia art. 3 ust. 6 i 7 ustawy o COVID-19. Ponadto pracodawca ma pełne prawo wymagać efektów. W praktyce oznacza to, że pracownik ma obowiązek realizować zadania zlecone przez szefa. Ocenianiu może podlegać chociażby jakość wykonywanych zadań. Wymagania pracodawcy powinny zostać jasno zakomunikowane kadrze, która następnie powinna je skrupulatnie spełniać.
Monitoring pracy
Funkcjonowanie firmy w systemie zdalnym nie zwalnia od wykonywania obowiązków. Nie może więc dziwić fakt, że pracodawca preferuje mieć wgląd do wykonywanych czynności swojej kadry. W tym celu idealnie sprawują się specjalne aplikacje dedykowane właśnie do monitoringu pracy. Ważne jednak, aby w nawet najmniejszym stopniu nie naruszyć prywatności pracowników. Mowa tu między innymi o sprawdzaniu wykonywanych czynności za pomocą Internetu. Pracodawca musi być bardzo czujny, ponieważ wystarczy nawet jedno posunięcie niezgodne z prawem, aby daną sytuację rozstrzygać w sądzie i to z małymi szansami na pozytywny wynik. W Kodeksie pracy znajdują się zapisy, według których należy określić cel, zakres oraz sposób monitoringu służbowej poczty elektronicznej. Ponadto taki rodzaj kontroli może zostać wprowadzony tylko w sytuacjach zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, a także nie może naruszać tajemnicy korespondencji.
Czas pracy
Zmiana systemu ze stacjonarnego na zdalny nie oznacza modyfikacji godzin pracy (o ile nie poinformuje o tym pracodawca). Obawy, jakie pojawiają się w związku z tym faktem, dotyczą możliwości sprawdzania uczciwości pracowników. O pracy zdalnej krąży wiele historii i opowiadań. Część z nich to oczywiście wymysły niemające żadnego związku z rzeczywistością, ale nie zawsze tak jest. Pracodawca woli mieć więc kontrolę, czy każdy z jego pracowników pracuje tyle godzin, ile określonych zostało w umowie. Jak to zrobić? Pytanie to tworzy ogromne pole do dyskusji, ponieważ Kodeks pracy nie wyjaśnia dokładnie tej kwestii. W interesie pracodawcy jest więc wykreowanie swoich sposobów. Dobrym pomysłem jest zastosowanie systemu elektronicznego, w którym widoczna jest dokładna data i godzina zalogowania się każdego członka kadry. Przy indywidualnym koncie pojawia się również informacja, czy dana osoba jest w danym momencie aktywna, czy nie. To przydatne informacje dla pracodawcy.
Interpretacja przepisów
Polskie prawo często sprawia mnóstwo trudności w jego zrozumieniu. W takich przypadkach cennym ruchem jest skontaktowanie się pracodawcy z ekspertem w tej dziedzinie. Takie doradztwo może okazać się niezwykle pomocne, a w wielu przypadkach uchroni przed negatywnymi konsekwencjami. Warto pamiętać o zasadzie, że nieznajomość prawa nie zwalnia z jego przestrzegania zarówno pracodawcy, jak i pracowników oraz wszystkich innych osób.
Podsumowując, kontrola pracowników w systemie zdalnym jest znacznie trudniejsza, niż w przypadku funkcjonowania firmy w tradycyjnej formie. Pracodawca musi zwracać szczególną uwagę na niezwykle cienką granicę pomiędzy własnymi możliwościami a naruszeniem prywatności zespołu. Podstawowe elementy podlegające kontroli to wypełnianie określonych obowiązków i czas pracy. Każdy pracownik ma obowiązek realizować polecenia pracodawcy, niezależnie od formy funkcjonowania firmy.