Niezależnie od tego, czy pracuje się zdalnie, w biurze, samodzielnie, czy w dużej korporacji, pracodawca powinien zadbać o efektywne zarządzanie czasem, a precyzyjniej: pracownikami w czasie. Jak się okazuje, wcale nie trzeba wiele, żeby wprowadzić znaczące zmiany w dotychczasowym sposobie funkcjonowania i zwiększyć wydajność oraz satysfakcję z wykonywania codziennych obowiązków zawodowych.
Wyznaczanie celów
Pracownicy, którzy wiedzą, co mają do zrobienia i ile czasu mogą wygospodarować na daną czynność, są bardziej zdyscyplinowani, punktualniejsi i efektywniej wywiązują z powierzonych im obowiązków. Szkopuł w tym, żeby cele były odpowiednio wyznaczone, tzn. możliwe do osiągnięcia, mierzalne i przy okazji atrakcyjne, a to już zależy wyłącznie od pracodawcy.
Porządek na stanowisku
Można się tłumaczyć „twórczym chaosem”, ale profesjonaliście wręcz nie przystoi praca w bałaganie. Niezależnie od fachu pracodawca powinien zadbać o porządek w biurze czy zakładzie. Szybki dostęp do dokumentów czy narzędzi jest kluczowy, aby nie tracić czasu na zbędne poszukiwania i nie wytrącać się z równowagi podczas pracy.
Automatyzacja
Ten trend wydaje się nieodwracalny: ludzka praca podlega coraz większej automatyzacji, a niektóre stanowiska z dnia na dzień tracą rację bytu. Pracodawcy mają tego świadomość, dlatego wykorzystują nowoczesne technologie w pozytywny sposób, adaptując je z myślą o oszczędności czasu. Używanie komunikatorów, aplikacji mobilnych czy zdalnych narzędzi osadzonych w chmurze może zmienić naprawdę wiele, oczywiście na korzyść firmy i pracowników.
Dobra atmosfera
Z czego jeszcze wynika nieefektywność niektórych pracowników i ich nieradzenie sobie z czasem? Nie można zapominać o wpływie relacji interpersonalnych na pracę w zespole, a nawet indywidualną. Jeżeli w firmie pojawiają się spory, kłótnie, plotki, pretensje – trudno pracować wygodnie i mieścić się w czasie ze wszystkimi projektami. Tym bardziej należy dbać o pozytywną atmosferę i zarządzanie zasobami ludzkimi.
Jasny podział ról
Skoro już mowa o pracy zespołowej, konieczne jest odpowiednie dzielenie się zadaniami. Jeżeli role nie są jasno zdefiniowane, rodzą się konflikty i wątpliwości. Potem traci się cenny czas na kolejne, jałowe dyskusje, podczas gdy wystarczyło jedynie odpowiednio zorganizować pracę.
Kolejność prac
Jednym z pomysłów na lepsze zarządzanie pracownika w czasie jest – w miarę możliwości – odpowiednie ułożenie kolejności prac. Warto zaczynać od najtrudniejszych, najbardziej angażujących zajęć, które wymagają największej energii, tak aby pod koniec dnia, gdy sił zaczyna powoli brakować, móc skutecznie radzić sobie z mniej wymagającymi zadaniami.
Margines błędu
Aby być wydajniejszym i lepiej korzystać z dostępnego czasu, trzeba wykształcić w sobie umiejętność planowania (i realizowania zamierzeń). Problem w tym, że niektórzy pracodawcy zapominają o swoistym marginesie błędu, czyli o czynnikach, które mogą spowolnić lub przejściowo uniemożliwić pracę. Przykładowo: dzień pracy trwa standardowo dokładnie 8 godzin. W takim razie co do minuty rozdzielasz pracownikom zadania i liczysz, że dzięki temu wykonają wszystko na czas. A co, jeżeli pojawią się jakieś nieprzewidziane problemy? Klient zadzwoni i nie będzie chciał się rozłączyć? Jeżeli pracownik gorzej się poczuje i na chwilę odejdzie od stanowiska? Zbyt napięty plan jest bardzo ryzykowny – lepiej uwzględnić możliwość opóźnienia i miło się zaskoczyć, kończąc chwilę przed ustalonym terminem.